上海有浦东机场和虹桥机场，机场到达指引又分别区分航站楼。预约接机时，只写“上海机场”不足以安排车辆。应提供抵达日期、航班号、机场及航站楼，并注明国内或国际到达。接站则需要完整车站名称、车次和到站日期，不要把上海站、上海虹桥站等不同站点简称成同一个“火车站”。
车辆安排不能只看乘坐人数，还要考虑行李。把成人、儿童人数和大件箱包数量一起提供，有婴儿车、轮椅或其他较大物品时提前说明。同行者分批到达，应分别列出班次；是否等待另一批客人、是否产生额外接送，需在确认单里讲清楚。
到达出口、接人标识、联系号码和上车点应在出发前确认。航班落地后，还可能需要下机、办理入境和提取行李，不宜直接把落地时刻当作上车时刻。遇到延误或行李异常，及时通过约定方式联系接送人员，以当时的到达信息重新衔接。
酒店请提供完整名称和地址，连锁酒店尤其要核对分店。车辆能否到门口、是否需要在指定位置下客、抵达后先放行李还是直接游览，都应安排明确。深夜抵达或返程赶早班机时，更要先看接送服务时段和等待规则，而不是只比较接送单价。
机场地图与公共交通可查上海机场官方指引。与上海旅行社确认接送时，建议将上述信息整理成一条清楚的信息发送，减少口头简称造成的误会。到达当天若还安排景点，预留处理交通变化的余量会更从容。
